Gondold át a saját helyzeted
A munkalap mezői segítenek összegyűjteni a témához tartozó saját adatokat.
Ki válaszol ennek az érdeklődőnek?
A megkereséstől a lezárásig minden állapotnak legyen jelentése
Egy nyilvántartás akkor segít, ha nemcsak neveket gyűjt, hanem megmutatja a felelőst és a tényleges következő lépést. A „folyamatban” önmagában kevés: ki dolgozik rajta, mire vár, és mi fogja jelezni, hogy tovább lehet menni? Ugyanígy a „kész” sem jelentheti azt, hogy valaki csak megnyitotta az üzenetet.
Kitalált háromcsatornás példa
A mintában egy ügyfél webes űrlapon kér árajánlatot, egy másik telefonál, a harmadik közösségi üzenetet hagy. Az elsőnél hiányzik a méret, ezért a felelős pontosítást kér; a telefonosnál egyeztetett visszahívás szerepel; a közösségi kérdésnél még ki kell jelölni, ki válaszol. Ezek a próbaügyek nem valódi vásárlók, és nem bizonyítják, hogy bármilyen külső csatorna bekötött.
Vezesd végig a próbaügyet
A helyi bemutatóban válassz kitalált ügyet, majd módosítsd a felelőst, a következő teendőt és az ajánlatot. A beérkezési forrást, hiányzó adatot és lezárási bizonyítékot külön saját folyamatjegyzetben rögzítsd; ezekhez nincs külön szerkeszthető mező a próbaügyben. Csak tényleges történésből következtess lezárásra. A bemutató nem küld üzenetet és nem kapcsolódik valódi ügyfélnyilvántartáshoz.
Gyakori kérdés: kell-e minden érdeklődőről sok adat? Nem. Rögzítsd csak azt, amire a következő lépéshez szükség van, és egyeztesd a valós adatkezelési szabályokat. A kész, kitalált folyamatból írd ki a saját beállítási kívánságlistádra, milyen állapotokat és felelősi köröket szeretnél. Semmilyen adatot ne másolj be élő ügyfélről.
Állapotot csak bizonyíték után válts
A próbatörténetben külön állapot lehet a „beérkezett”, „válaszra vár”, „ajánlat elküldve” és „lezárva”. Az ajánlat csak tényleges elküldés után kerüljön a megfelelő állapotba; a piszkozat és a jóváhagyás nem azonos a továbbítással. Ha a felelős még nem válaszolt, a következő teendő legyen világos. Ezeket a címkéket előbb a csapat nyelvéhez igazítsd, majd kitalált ügyön próbáld ki.